E-Mails sind für viele Menschen ein unverzichtbares Kommunikationsmittel, sowohl privat als auch beruflich. Doch wie sicher sind unsere E-Mails eigentlich? Wie können wir vermeiden, dass unsere Nachrichten von Unbefugten gelesen, manipuliert oder missbraucht werden? Und wie können wir uns vor schädlichen Inhalten wie Viren, Spam oder Phishing schützen?
In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre IT-Security und Ihre E-Mails verbessern können. Dabei gehen wir auf folgende Aspekte ein:
– Wie Sie starke Passwörter für Ihre Online-Zugänge erstellen und verwalten
– Wie Sie eine sichere Verbindung zu Ihrem E-Mail-Provider herstellen
– Wie Sie verdächtige E-Mails erkennen und vermeiden
– Wie Sie Ihre E-Mails verschlüsseln und signieren
Verschlüsseln Sie Ihre Emails
Eine der wichtigsten Maßnahmen für die E-Mail-Sicherheit ist die Verschlüsselung. Damit stellen Sie sicher, dass nur der rechtmäßige Empfänger oder die Empfängerin Ihre Nachricht lesen kann. Es gibt zwei Arten von Verschlüsselung: Die Transportverschlüsselung und die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Die Transportverschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht abgefangen oder mitgelesen werden können. Dafür müssen Sie darauf achten, dass Ihr E-Mail-Provider und der des Empfängers eine sichere Verbindung (HTTPS) unterstützen. Dies erkennen Sie an dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers oder an dem Präfix https:// vor der Webadresse.
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre E-Mails auch auf den Servern der E-Mail-Provider nicht entschlüsselt werden können. Dafür müssen Sie und der Empfänger einen speziellen Schlüssel austauschen und eine Software verwenden, die diese Verschlüsselung ermöglicht. Die bekanntesten Standards dafür sind S/MIME und OpenPGP. Diese bieten einen hohen Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ihre E-Mails, erfordern aber auch etwas mehr Aufwand bei der Einrichtung und Nutzung.
Prüfen Sie Ihre E-Mails kritisch
Neben der Verschlüsselung ist es auch wichtig, dass Sie Ihre E-Mails kritisch prüfen, bevor Sie sie öffnen oder darauf antworten. Denn viele Cyber-Kriminelle versuchen, mit gefälschten oder manipulierten E-Mails an Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten zu gelangen oder Ihnen Schadsoftware unterzujubeln. Dies nennt man Phishing oder Social Engineering.
Um solche Angriffe zu erkennen und abzuwehren, sollten Sie sich Zeit für den 3-Sekunden-Sicherheits-Check nehmen:
– Prüfen Sie den Absender: Ist er Ihnen bekannt? Stimmt die E-Mail-Adresse mit dem Namen überein? Gibt es Rechtschreibfehler oder ungewöhnliche Formulierungen?
– Prüfen Sie den Betreff: Ist er relevant für Sie? Weckt er Ihr Interesse oder macht er Druck? Ist er zu allgemein oder zu spezifisch?
– Prüfen Sie den Anhang: Ist er angekündigt? Passt er zum Inhalt der Nachricht? Hat er eine vertrauenswürdige Dateiendung?
Wenn Ihnen etwas verdächtig vorkommt, öffnen Sie die E-Mail nicht und klicken Sie nicht auf Links oder Anhänge. Löschen Sie die E-Mail am besten sofort oder melden Sie sie als Spam.
Verantwortungsvoller Umgang mit Passwörtern
Ein weiterer wichtiger Faktor für die E-Mail-Sicherheit ist Ihr Passwort. Damit schützen Sie den Zugang zu Ihrem Postfach vor unbefugten Zugriffen. Deshalb sollten Sie ein möglichst sicheres Passwort wählen und es regelmäßig ändern.
Ein sicheres Passwort sollte folgende Kriterien erfüllen:
– Es sollte mindestens 12 Zeichen lang sein
– Es sollte Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen und Sonderzeichen enthalten
– Um sich Ihre Passwörter zu merken, können Sie sich einen Merksatz ausdenken oder eine Passwortverwaltungssoftware nutzen. Diese speichert Ihre Passwörter verschlüsselt auf Ihrem Gerät oder in der Cloud und füllt sie automatisch in die entsprechenden Felder ein.
– Besser als ein komplexes Passwort, sind lange Passphrasen („LaLeLu2023BinichsichereralsDu!“ ist deutlich besser als „y]W7#p>n$“)
– Es sollte nicht für mehrere Zugänge verwendet werden
Sichere Verbindung zu Ihrem E-Mail-Provider
Wenn Sie Ihre E-Mails über einen Webmail-Zugang abrufen oder versenden, sollten Sie darauf achten, dass die Verbindung zu Ihrem E-Mail-Provider verschlüsselt ist. Das erkennen Sie an dem Kürzel HTTPS in der Adresszeile Ihres Browsers. Damit verhindern Sie, dass Dritte Ihre Daten mitlesen oder manipulieren können.
Wenn Sie ein E-Mail-Programm auf Ihrem Computer oder Smartphone nutzen, sollten Sie ebenfalls eine verschlüsselte Verbindung einrichten. Dazu müssen Sie die entsprechenden Optionen in den Einstellungen Ihres Programms aktivieren. Die gängigen Protokolle für eine sichere Übertragung von E-Mails sind SSL (Secure Sockets Layer) oder TLS (Transport Layer Security).
Verdächtige E-Mails erkennen und vermeiden
Eine der häufigsten Bedrohungen für die IT-Security sind Phishing-E-Mails. Dabei handelt es sich um gefälschte Nachrichten, die versuchen, Ihnen persönliche Daten wie Passwörter, Bankdaten oder Kreditkartennummern zu entlocken. Die Absender geben sich oft als bekannte Institutionen wie Banken, Behörden oder Online-Dienste aus.
Um Phishing-E-Mails zu erkennen und zu vermeiden, sollten Sie folgende Tipps befolgen:
– Seien Sie misstrauisch bei unerwarteten oder dringenden Anfragen nach Ihren Daten
– Überprüfen Sie den Absender und die Empfängeradresse der E-Mail
– Achten Sie auf Rechtschreibfehler oder ungewöhnliche Formulierungen in der Nachricht
– Klicken Sie nicht auf Links oder Anhänge in der E-Mail
– Geben Sie niemals Ihre Daten auf einer Webseite ein, die Ihnen per E-Mail zugeschickt wurde
– Melden Sie verdächtige E-Mails an Ihren Provider oder an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
